Todos los CRM envejecen. La gente cambia de empresa, los emails dejan de funcionar y los campos que nadie rellenó siguen vacíos. Un día abres tu CRM para lanzar una campaña y descubres que la mitad de la base está incompleta o desactualizada.
Esta guía explica cómo limpiarlo y mantenerlo al día con MasLeads, paso a paso. Es un trabajo de una o dos tardes, no de un proyecto de meses.
El caso: una empresa SaaS con una base de 8.000 contactos heredada
Ejemplo ilustrativo. Una empresa SaaS ha crecido durante tres años captando contactos de ferias, formularios e importaciones. Su base en HubSpot tiene miles de registros sin teléfono, sin cargo o sin empresa, y duplicados por todas partes. Marketing no se fía de la lista y ventas la ignora.
El objetivo: dejar la base utilizable sin empezar de cero.
Paso 1. Haz una copia antes de tocar nada
Exporta tus contactos y empresas desde tu CRM a un archivo y guárdalo. Si algo sale mal, podrás volver atrás. Es un paso aburrido que te salva el día.
Paso 2. Diagnostica qué tienes
Antes de enriquecer, mide el punto de partida. Con la exportación abierta en Excel, calcula:
- Campos vacíos: qué porcentaje de contactos no tiene email, teléfono, cargo o empresa.
- Duplicados: mismo email repetido o misma persona con distintos registros.
- Datos obsoletos: contactos con emails que rebotan en tus campañas o sin actividad en años.
- Campos inconsistentes: cargos escritos de mil formas, países con distintos nombres.
HubSpot tiene herramientas de gestión de duplicados que puedes usar para una primera limpieza. Hazla antes de enriquecer, así no pagas por procesar registros repetidos.
Paso 3. Decide qué campos importan
No intentes completarlo todo. Elige los campos que cambian tu forma de trabajar:
- Para llamar: teléfono móvil o fijo.
- Para escribir: email corporativo validado.
- Para segmentar: cargo, sector, empleados, ubicación.
- Para investigar: perfil de LinkedIn.
Una base con 5 campos bien rellenados vale más que una con 30 a medias.
Paso 4. Prepara el archivo
MasLeads enriquece archivos CSV o Excel (.xlsx) de hasta 100 MB. Necesitas como mínimo estas columnas:
- Nombre y apellidos.
- Nombre de la empresa.
Opcionalmente, añade email, dominio, LinkedIn o el ID del CRM. Este último es importante: permite actualizar los registros directamente en tu CRM, sin duplicarlos.
No te preocupes por las filas incompletas o repetidas: el sistema omite las filas vacías o incompletas sin generar coste, te avisa de cuántas descartó y detecta duplicados por nombre y empresa o por email para no procesarlos dos veces.
Paso 5. Conecta tu CRM
MasLeads se integra de forma nativa con HubSpot, Salesforce y Zoho mediante OAuth 2.0, con autenticación segura. Puedes tener varios CRM conectados a la vez, y si usas otro, es posible conectarlo mediante Webhook o API personalizada.
El envío de leads al CRM no consume créditos. Los créditos solo se usan al desbloquear, generar o enriquecer datos.
Paso 6. Lanza el enriquecimiento
Sube el archivo y mapea las columnas. MasLeads completa los campos vacíos con datos verificados:
- Email corporativo validado.
- Móvil directo y teléfono fijo.
- Perfil de LinkedIn.
- Número de empleados y ubicación.
A diferencia de la prospección, el enriquecimiento no busca leads nuevos: trabaja sobre los que ya tienes y mejora su calidad.
Paso 7. Revisa antes de sincronizar
No devuelvas todo al CRM a ciegas. Revisa una muestra de 50-100 registros:
- ¿Los datos nuevos coinciden con la persona correcta?
- ¿Se han mantenido los registros que ya estaban bien?
- ¿Hay campos que se hayan pisado y no debían?
Si todo está correcto, sincroniza con tu CRM. Si no, ajusta el mapeo y repite.
Paso 8. Programa la actualización
Una limpieza puntual se queda obsoleta en meses. Para evitarlo, programa el enriquecimiento para que se ejecute automáticamente cada mes, trimestre, semestre o año, sin volver a subir el archivo. También puedes hacerlo de forma única si solo necesitas una limpieza puntual.
Para una base activa, una cadencia trimestral suele ser un buen punto de partida.
Paso 9. Establece una higiene mínima
La limpieza no sirve si el CRM se vuelve a ensuciar. Algunas reglas sencillas:
- Campos obligatorios en los formularios.
- Un único criterio para escribir cargos y países.
- Revisión de rebotes tras cada campaña.
- Una persona responsable de la calidad de los datos.
Para saber qué comprobar al evaluar cualquier base de datos, consulta nuestra guía sobre cómo verificar la calidad de los datos B2B.
¿Cuándo tiene sentido?
- Tu equipo no se fía de los datos del CRM.
- Tus campañas tienen rebotes altos o muchos contactos sin teléfono.
- Llevas años importando listas sin un criterio común.
- Vas a lanzar una campaña grande y necesitas una base fiable.
¿Quieres probar con tu propia base? Pide una demo de MasLeads.
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve el enriquecimiento de CRM?
Para actualizar y completar los registros que ya tienes (email corporativo, móvil, LinkedIn, empleados, ubicación o teléfono fijo) con datos verificados. No busca leads nuevos.
¿Qué CRM puedo conectar con MasLeads?
HubSpot, Salesforce y Zoho mediante integración nativa con OAuth 2.0. También es posible conectar otros CRM mediante Webhook o API personalizada.
¿Qué requisitos tiene el archivo?
Debe ser CSV o Excel (.xlsx) de hasta 100 MB, con al menos las columnas Nombre y apellidos y Nombre de la empresa. Opcionalmente puede incluir email, dominio, LinkedIn o el ID del CRM.
¿Enviar leads al CRM consume créditos?
No. Los créditos solo se usan al desbloquear, generar o enriquecer leads, nunca al enviarlos o sincronizarlos con el CRM.
¿Puedo automatizar la actualización?
Sí. Puedes programarla cada mes, trimestre, semestre o año sin volver a subir el archivo, o hacer un enriquecimiento único.
